預金出納帳とは？書き方・記入例と無料エクセルテンプレート｜現金出納帳との違い・青色申告での要否まで完全ガイド

預金出納帳とは？読み方・意味と何を書く帳簿かをわかりやすく解説

読み方は「よきんすいとうちょう」

預金出納帳の読み方は「よきんすいとうちょう」です。「出納(すいとう)」はお金を出したり納めたりすること、つまりお金の出し入れを指す言葉で、そこに「預金」が付いています。名前のとおり、事業用の銀行口座に入ったお金と出ていったお金を、日付順に記録していく帳簿が預金出納帳です。

「預金出納帳とは何か」を一言でいえば、通帳の中身を事業の記録として書き直したもの、ということになります。銀行の通帳にも入出金は載っていますが、通帳に印字されるのは日付・摘要・金額・残高だけで、そのお金が売上なのか経費なのか、あるいは自分の生活費なのかは書かれていません。その「何のお金か」を補って帳簿にしたものが預金出納帳です。

何を書く帳簿か — 通帳の1行を事業の言葉に翻訳する

預金出納帳に書くのは、事業用口座で起きた入金と出金のすべてです。売上の入金、売掛金の回収、家賃や仕入代金の引き落とし、給与の振込、振込手数料、預金利息、そして現金を引き出したときの動きまで、口座の残高が動いたものはもれなく1行ずつ記録します。

逆にいえば、口座の残高が動いていない取引は預金出納帳には書きません。たとえば「商品を掛けで売った」時点ではまだ入金がないので、預金出納帳には登場せず、実際に代金が振り込まれた日に初めて記入されます。この点が、取引の発生時点で記録する仕訳帳との大きな違いです。

通帳から決算書まで、預金出納帳が置かれる位置

学猿

帳簿の中での位置づけ — 補助簿のひとつ

簿記の世界では、帳簿を主要簿と補助簿の2つに分けます。主要簿は仕訳帳と総勘定元帳の2冊で、これがないと決算書が作れない土台にあたります。対して補助簿は、特定の科目や取引を細かく追うために脇に置く帳簿で、預金出納帳はこの補助簿に属します。同じ仲間には現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳などがあります。

補助簿という位置づけは「重要度が低い」という意味ではありません。預金は取引件数がもっとも多くなりやすい科目で、事業の入出金の大半が通っていきます。その1本の口座の動きを時系列で追える帳簿があると、残高の食い違いに気づきやすくなり、確定申告の直前になって通帳を最初から見直す羽目にもなりません。日々の記帳をラクにするための実務的な道具、というのが預金出納帳の本当の役割です。

現金出納帳との違いは？総勘定元帳との違い・「一緒にしていいか」も整理する

現金出納帳との違い — 扱うお金の置き場所が違う

預金出納帳と現金出納帳の違いは、追いかけるお金がどこにあるかだけです。現金出納帳は手元にある現金、預金出納帳は銀行口座にある預金を対象にします。書式も記入のルールもほとんど同じで、日付・相手科目・摘要・入金・出金・残高という欄の構成も共通しています。違うのは表題と、残高欄が示すものが手提げ金庫の中身か口座残高か、という点だけです。

もうひとつ実務上の差として、現金出納帳のほうが残高のズレに気づきにくいという性質があります。預金は通帳やネットバンキングの残高と突き合わせれば正解がすぐ分かりますが、現金は金庫を数えるまで正解が分かりません。裏を返せば、預金出納帳は通帳という答え合わせの相手がいるぶん、正確に作りやすい帳簿だといえます。

現金出納帳と預金出納帳は扱うお金の置き場所で分かれる

学猿

現金出納帳と預金出納帳を一緒にしてもいい？

「現金出納帳と預金出納帳を一緒にまとめたい」という相談はよくありますが、1冊にまとめるのはおすすめしません。残高欄が現金と預金の合計になってしまい、通帳と突き合わせて検算するという預金出納帳最大の利点が失われるからです。ズレが出たときに、現金側の数え間違いなのか預金側の記帳漏れなのかを切り分けられなくなります。

ただし、エクセルで作る場合に1つのファイルの中でシートを分けるのは何の問題もありません。「現金」シートと「普通預金」シートを並べ、それぞれに独立した残高欄を持たせる形です。会計ソフトも内部的には同じ考え方で、仕訳を1本入力すると、現金の仕訳は現金出納帳に、預金の仕訳は預金出納帳に自動で振り分けられます。ファイルは1つ、帳簿は別々、と覚えておけば迷いません。

なお、口座から現金を引き出した取引は、現金出納帳では入金、預金出納帳では出金として両方の帳簿に登場します。同じお金が2回計上されているように見えますが、置き場所が移動しただけなので事業の損益にも財産の総額にも影響しません。

総勘定元帳との違い — 主要簿と補助簿

預金出納帳と総勘定元帳の違いは、収める範囲の広さです。総勘定元帳はすべての勘定科目のページを束ねた帳簿で、売上も仕入も経費も固定資産もそこに集まります。預金出納帳は、そのうち普通預金や当座預金という1科目だけを取り出し、入金・出金・残高という見やすい形に組み替えたものです。

もう一段くわしく比べると、次のような違いになります。

実務では「どちらか一方だけ作ればいい」という関係ではなく、預金出納帳で日々の入出金を押さえ、その結果が総勘定元帳の普通預金のページに反映される、という上下のつながりで動きます。会計ソフトを使っていれば、預金出納帳に1行入力した時点で総勘定元帳にも同じ内容が自動で載るため、二重に手を動かす必要はありません。

預金出納帳は必要か — 「不要」と言われる理由と青色申告・白色申告での扱い

「不要」「いらない」と言われるのはなぜか

検索すると預金出納帳は不要という情報が出てきますが、これは法律が名指しで作成を義務づけている帳簿ではないことを指しています。国税庁が青色申告者向けに示している標準的な簡易帳簿は、現金出納帳・売掛帳・買掛帳・経費帳・固定資産台帳の5つで、預金出納帳はこの5つには入っていません。預金出納帳や手形記入帳などは「必要に応じて備え付ける」帳簿という位置づけです。

つまり預金出納帳がいらないという話は、あくまで法定の必須リストに載っていないという意味であって、作らなくても記帳が成立するという意味ではありません。事業用の銀行口座を使っている以上、預金の動きはどこかに記録しなければならず、その記録の器として現実的に使われるのが預金出納帳です。個人事業主が預金出納帳は不要かどうかで迷ったときは、口座を事業で使っているなら実質的に必要、と考えて差し支えありません。

預金出納帳の必要性 — 作ると何が得られるか

必要性を具体的に挙げると、大きく3つです。第1に、通帳と残高を突き合わせることで記帳漏れをその月のうちに発見できます。第2に、事業用の入出金とプライベートの入出金が混ざっていても、帳簿の上で切り分けた記録が残ります。第3に、税務調査で預金の動きを聞かれたときに、通帳の1行ごとの中身をすぐ説明できる資料になります。

逆に、事業用の口座をまったく持たずに現金だけで商売しているなら、預金出納帳は本当に必要ありません。この場合は現金出納帳だけで足ります。預金出納帳が必要かどうかは、法律の条文ではなく事業用口座を使っているかどうかで決まると整理しておくと判断がぶれません。

青色申告での扱い — 65万円・55万円控除と複式簿記

青色申告特別控除は65万円・55万円・10万円の3段階で、どれを取るかによって求められる記帳のレベルが変わります。55万円控除には正規の簿記の原則、一般には複式簿記による記帳と、そこから作った貸借対照表・損益計算書を確定申告書に添付し、期限内に提出することが求められます。65万円控除はこれに加えて、e-Taxでの電子申告か、仕訳帳・総勘定元帳を優良な電子帳簿の要件を満たして電子保存し届出を出しているかのいずれかが必要です。

ここで注意したいのは、複式簿記かどうかを決めるのは預金出納帳の有無ではないという点です。預金出納帳は入金・出金・残高を並べた片側だけの記録なので、それ単体は簡易簿記の道具にすぎません。55万円・65万円を狙うなら、預金出納帳に書いた内容が仕訳帳と総勘定元帳に反映されている必要があります。会計ソフトで預金出納帳に入力すれば裏で複式の仕訳が作られるため、この条件は自動的に満たされます。

10万円控除・白色申告なら預金出納帳なしでもいい？

10万円控除の青色申告や白色申告では簡易簿記で足りるため、預金出納帳なしという運用も理屈のうえでは成り立ちます。ただしその場合でも、口座に入った売上や口座から出た経費は経費帳や売掛帳のどこかに記録しなければならず、結局は預金の動きを追う作業が発生します。手間の総量はほとんど変わらないので、口座単位で追える預金出納帳を作ってしまうほうが早い、というのが実感に近いところです。

青色申告での書き方という観点でもう1点付け加えると、帳簿の保存期間は青色申告の場合おおむね7年です。白色申告では収入金額や必要経費を記載した法定帳簿が7年、それ以外の任意帳簿や書類が5年とされています。預金出納帳を作ったなら、確定申告が終わったあとも同じ年数だけ保管しておきます。控除額の要件も保存年数も制度改正で変わりうるので、申告前に国税庁の公式サイトで最新情報を確認してください。

預金出納帳の書き方 — 記入項目と記入例(見本)・最初の1行・諸口

記入項目は6つ — この欄さえあれば帳簿になる

預金出納帳の書き方は、次の6つの欄を左から並べるところから始まります。市販の帳簿もエクセルのテンプレートも会計ソフトも、名前が少し違うだけで中身はこの6つです。

日付

通帳に印字された入出金の日を書きます。請求書の日付でも自分が記帳した日でもなく、口座の残高が実際に動いた日です。

相手科目(科目)

そのお金が何だったかを表す勘定科目です。売上の入金なら売上高、家賃の引き落としなら地代家賃、といった具合に選びます。

摘要

取引先名や内容を短く書きます。「○○商事 7月分請求」のように、あとから見て思い出せる粒度が目安です。

入金(預入)

口座に入ってきた金額を書きます。残高が増える側です。

出金(引出)

口座から出ていった金額を書きます。残高が減る側です。

残高

1行ごとの差引残高です。前の行の残高に入金を足し、出金を引いた金額になります。

初心者がつまずきやすいのは入金と出金のどちらに書くかですが、通帳の「お預り金額」が入金、「お支払金額」が出金と対応させれば迷いません。通帳を横に置いて、上から順に1行ずつ写していくのが最短の手順です。

記入例(見本) — 実際の1か月を書き写すとこうなる

個人事業主の書き方の例として、7月の1か月分の見本を挙げます。月初の残高が500,000円だったとして、次のように埋まっていきます。

この記入例で押さえてほしいのは、7月15日が2行に分かれている点です。A社からの入金330,000円と、そこから差し引かれた振込手数料220円は別々の取引なので、金額をまとめず1行ずつ書きます。通帳には差引後の金額しか印字されないことがありますが、帳簿では分けるのが原則です。

最初の1行はどう書くか

預金出納帳を作り始めるとき、最初の行にはその時点の口座残高を「前期繰越」または「前月繰越」として1行だけ立てます。開業したばかりで事業用口座を新しく作ったなら、最初の入金(元入金や事業主借)が1行目になります。すでに使っている口座を途中から帳簿に載せる場合は、記帳を始める日の前日時点の通帳残高をそのまま繰越として書き、そこから先の取引を積み上げていきます。

年度が変わるときも同じで、前年12月31日の残高を翌年1月1日の「前期繰越」として引き継ぎます。ここで金額を打ち間違えると以降の残高がすべてずれるので、通帳の年末残高と一致しているかだけは必ず確認してください。

諸口の使い方

1回の入出金に相手科目が2つ以上ぶら下がるとき、相手科目の欄には諸口と書きます。たとえば給与を口座から振り込んだ取引は、給料手当・預り金・法定福利費など複数の科目に分かれるため、預金出納帳の相手科目は諸口となり、内訳は仕訳帳や総勘定元帳の側で確認する形になります。会計ソフトでは諸口の代わりに「複合」と表示されることもありますが、意味は同じです。

なお、諸口を使わずに済むならそのほうが後から読みやすくなります。先ほどの入金と振込手数料のように行を分けられる取引は、無理に1行にまとめず分けて書くのが実務的なコツです。

預金出納帳の勘定科目 — 相手科目の考え方と科目一覧

相手科目とは何か — 「もう片方」を書く欄

預金出納帳の科目欄に書くのは、預金そのものではなく相手科目です。預金出納帳はすでに普通預金という科目に絞った帳簿なので、そこに「普通預金」と書いても情報が増えません。書くべきなのは、その預金と対になっているもう一方の科目です。

仕訳の形で考えると分かりやすくなります。売上が振り込まれた取引の仕訳は「借方:普通預金／貸方:売上高」ですから、普通預金の側は帳簿の表題ですでに決まっており、記入するのは売上高のほうです。逆に家賃を引き落とされた取引は「借方:地代家賃／貸方:普通預金」なので、相手科目は地代家賃になります。仕訳を思い浮かべて、普通預金でないほうを書く、と覚えれば十分です。

預金出納帳でよく使う勘定科目一覧

実際に登場する科目はそれほど多くありません。入金側と出金側に分けた科目一覧が次の表です。迷ったらここから選べば大半の取引は処理できます。

科目名は事業ごとに多少ちがってよく、「売上高」を「売上」、「支払手数料」を「雑費」としている帳簿もあります。大切なのは名前より、同じ内容の取引に毎回同じ科目を使うことです。年度の途中で科目を変えると、決算のときに集計が分断されてしまいます。

引き出しの勘定科目 — 何のために引き出したかで決まる

もっとも質問が多いのが、口座から現金を引き出したときの勘定科目です。答えは引き出した目的で変わります。

• 事業で使う小口の現金として引き出した場合は、相手科目は現金。事業のお金が預金から現金に移っただけです。
• 自分の生活費として引き出した場合は、相手科目は事業主貸。事業のお金が事業の外に出ていったことになります。
• 使い道を決めずに引き出し、あとで一部を経費に使った場合は、いったん現金で受け、実際に使ったときに現金出納帳の側で経費科目に振り替えます。

ここを「引き出しはとりあえず現金」と機械的に処理してしまうと、手元にないはずの現金残高が帳簿上どんどん膨らんでいきます。決算前に現金残高が数十万円に育ってしまう典型的な原因がこれなので、引き出した時点で目的をはっきりさせて科目を選んでください。

取引パターン別の記入例① 入金編 — 売上の振込・売掛金の回収・預金利息

売上の振込があったとき

売上の振込を受けたときの書き方は、掛け売りをしているかどうかで2通りに分かれます。請求書を出さずその場で振り込んでもらう商売なら、相手科目は売上高で、入金欄に振込金額を書いて終わりです。

一方、月末締めで請求書を出している場合は、請求を立てた時点ですでに売掛金という資産が計上されています。この状態で入金があっても新しく売上が生まれたわけではないので、相手科目は売掛金になります。ここで売上高と書いてしまうと、同じ売上を請求時と入金時に二重計上することになり、所得が実際より大きくなってしまいます。売上の振込を見たら、まず「この売上はもう帳簿に載っているか」を確認するのが安全です。

売掛金の回収と振込手数料の負担

売掛金の回収でつまずきやすいのが、取引先が振込手数料を差し引いて振り込んでくるケースです。請求額330,000円に対して入金が329,780円だったとすると、通帳には329,780円しか印字されません。しかし売掛金は330,000円ぶん立っているので、そのままでは220円が売掛金の残高として永遠に残ってしまいます。

正しくは次のように2行に分けて記入します。

入金と出金を同じ日に立てることで、差引の残高は通帳どおり329,780円ぶんだけ増え、売掛金もきれいに消えます。振込手数料を先方が負担する契約ならそもそも満額が振り込まれるので、この処理は不要です。自社が振込をする側で手数料を負担したときも、同じように支払手数料として1行を立てます。

預金利息が付いたとき — 利息勘定科目と利息仕訳

預金利息は金額こそ小さいものの、記帳を忘れると通帳と残高が合わなくなる代表格です。利息勘定科目としてどれを選ぶかは、個人事業主か法人かで変わります。

• 個人事業主: 預貯金の利息は事業の売上ではなく利子所得にあたり、源泉分離課税で課税関係が完結しています。そのため事業の収益には入れず、相手科目は事業主借とします。利息12円が入金されたなら「事業主借 12円 入金」の1行です。
• 法人: 相手科目は受取利息です。利息からは所得税等が源泉徴収され、差し引き後の金額が入金されます。厳密に処理するなら、受取利息を総額で計上し、源泉徴収された分を法人税等(仮払法人税等)として出金側に立てます。

利息仕訳を個人事業主の形で書くと「借方:普通預金12／貸方:事業主借12」となります。ここを受取利息としてしまうと事業所得が実態より増えてしまうため、個人事業主は事業主借と覚えておいてください。なお、金額が数円から数十円と小さいこともあり、半年ごとの利息計上を見落としがちです。通帳の残高が数円だけ合わないときは、たいていこの利息が原因です。

取引パターン別の記入例② 出金編 — 家賃・給与・手数料・クレジットカードの引き落とし

家賃の引き落とし

事務所や店舗の家賃が口座から引き落とされたときは、相手科目に地代家賃を使い、出金欄に金額を書きます。摘要には物件名と対象月を入れておくと、翌年に見返したときに前払いなのか当月分なのかがすぐ分かります。

自宅兼事務所の家賃を口座から払っている個人事業主は、少し注意が必要です。口座からは家賃の全額が出ていくため、預金出納帳には支払った全額を1行で記入し、事業に使っている割合ぶんだけを経費にする家事按分は決算のときにまとめて行います。毎月の記帳の段階で按分後の金額だけを書くと、通帳の出金額と帳簿の出金額が一致しなくなるので避けてください。

給与の振込

従業員に給与を口座から振り込んだときは、相手科目が複数に分かれるため諸口を使うのが基本です。実際に口座から出ていくのは源泉所得税や社会保険料を差し引いた手取り額なので、通帳に印字される金額と給料手当の総額は一致しません。

手取り270,000円を振り込んだケースなら、口座から出るのは270,000円だけで、預かった源泉所得税や社会保険料は後日納付する時点でまた別の出金になります。この内訳の立て方は給料の仕訳でくわしく整理していますが、預金出納帳の側では「諸口／○月分給与振込 出金270,000」と1行書けば足ります。専従者給与を支払っている個人事業主も同じ扱いです。

各種の手数料

手数料は少額なのに件数が多く、記帳漏れが最も出やすい項目です。預金出納帳に登場する手数料には次のようなものがあります。

• 振込手数料 — 相手科目は支払手数料。振込のたびに数百円ずつ出金されます。
• 口座振替手数料・自動送金手数料 — 同じく支払手数料。毎月定額で引かれるため、いったん漏らすと毎月ずれ続けます。
• ATM時間外手数料 — 支払手数料または雑費。引き出し額と別行で出金されます。
• 売上代金の入金時に差し引かれた決済手数料 — 支払手数料。入金を総額で立て、手数料を出金で立てる2行方式にします。

いずれも金額が小さいので「あとでまとめて」と後回しにしがちですが、通帳を1行ずつ写す運用にしておけば自然に拾えます。

クレジットカードの引き落とし — カード払いの書き方

クレジットカードの書き方は、預金出納帳だけを見ていると混乱しやすいところです。ポイントは、カードで買った日と口座から引き落とされる日がずれるという一点に尽きます。

事業用のクレジットカードで経費を払ったとき、経費が発生するのは購入日です。その時点で「消耗品費／未払金」のように未払金を立てておき、翌月にカード払いの代金が口座から引き落とされた日に、預金出納帳へ相手科目「未払金」で出金1行を記入します。つまり預金出納帳に登場するのは引き落としの1行だけで、何を買ったかの内訳はカードの利用明細と、購入時に入力した仕訳の側で管理します。

個人事業主がプライベートのクレジットカードで事業の経費を払った場合は扱いが変わります。引き落とし先が事業用口座でないなら口座残高が動かないため預金出納帳には出てきません。この場合は購入時に「消耗品費／事業主借」として処理します。逆に、プライベートの買い物を事業用カードで払ってしまい事業用口座から引き落とされたときは、相手科目を事業主貸として出金に立てます。

現金の引き出し・生活費・プライベートの扱い — 事業主貸と事業主借

事業用口座から現金を引き出したとき

現金引き出しの記帳は、引き出したお金をこれから何に使うかで科目が変わります。事業で使う小口の現金として引き出したのなら、相手科目は現金です。預金出納帳には出金1行、現金出納帳には同額の入金1行が立ち、事業全体の財産は変わりません。

やっかいなのは、引き出しの目的が事業と私用の両方にまたがるケースです。10万円を引き出して3万円を仕入れに、7万円を生活費に使ったといった場合、預金出納帳の段階では全額を現金として受け、実際に生活費として使った時点で現金出納帳の側に「事業主貸 70,000 出金」を立てるのが正確な処理です。ただ、この管理は手間がかかるので、引き出す時点で事業用と生活費用を分けて2回引き出すほうが結果的にラクになります。

生活費を引き出したときの書き方

個人事業主が生活費を事業用口座から引き出したときの相手科目は事業主貸です。給料という考え方は個人事業主にはないので、生活費の引き出しを給料手当や役員報酬として経費に入れることはできません。ここを経費にしてしまうと所得が過少になり、修正が必要になります。

金額や回数に決まりはなく、毎月定額を引き出しても、必要になるたび引き出しても問題ありません。事業主貸はいくら積み上がっても税額に影響しないので、多い少ないを気にする必要もありません。大切なのは、私的な引き出しを帳簿に載せずに放置しないことです。載せなければ通帳の残高と帳簿の残高がその金額ぶん食い違い続けます。

事業主貸・事業主借の向きを覚える

事業主貸と事業主借は名前が似ていて取り違えやすいのですが、お金が動く向きだけを見れば迷いません。事業のお金が事業の外へ出ていくのが事業主貸、外から事業へ入ってくるのが事業主借です。「事業主に貸した」「事業主から借りた」と、事業の側を主語にして読むと向きが合います。

事業主貸と事業主借はお金が動く向きで決まる

学猿

預金出納帳の上では、事業主貸は必ず出金欄に、事業主借は必ず入金欄に現れます。この2つの科目は年度末にいったん整理され、翌年の期首には元入金にまとめられて残高がゼロから始まります。年をまたいで残高が積み上がっていくものではないので、金額が大きくても心配は要りません。なお事業主貸・事業主借は個人事業主だけの科目で、法人にはありません。法人で社長個人とお金をやり取りしたときは、役員貸付金や役員借入金を使います。

個人口座・プライベート口座を事業に使っている場合

事業用口座を分けず、個人口座をそのまま事業に使っている人も少なくありません。この場合でも預金出納帳は作れますが、その口座の入出金をすべて帳簿に載せる必要が出てきます。家賃も光熱費もネット通販の買い物も、口座を通ったものは全部1行ずつ書き、私的なものには事業主貸・事業主借を当てていく形です。件数が一気に増えるうえ、税務調査で私生活の支出まで見られることにもなります。

もう一つの方法は、その個人口座を帳簿に載せず、事業の取引が発生したときだけ事業主借・事業主貸で処理するやり方です。プライベート口座から事業の経費を払ったら「経費科目／事業主借」、プライベート口座に売上が振り込まれたら「事業主貸／売上高」と記録します。この場合は預金出納帳そのものを作りません。

どちらでも申告は成立しますが、事業用の口座を1本作って分けるのが圧倒的にラクです。屋号付きの口座でなくてもかまわないので、事業専用と決めた口座を用意するだけで、預金出納帳は通帳を写すだけの作業になります。

複数口座の管理・締め方・通帳と合わないとき・マイナス残高

口座が複数あるときは口座ごとに1冊

事業で使う口座が複数あるときは、1口座につき1つの預金出納帳を作るのが原則です。メインバンクの普通預金、ネット銀行の普通預金、当座預金といった具合に、通帳が分かれているなら帳簿も分けます。複数口座を1つの帳簿に混ぜてしまうと残高欄が合計値になり、どの通帳と突き合わせればよいのか分からなくなるからです。

会計ソフトでは、普通預金という勘定科目の下に銀行ごとの補助科目を作ることでこれを実現します。エクセルなら口座ごとにシートを分ければ同じことができます。口座間で資金を移動したときは、出金側の帳簿と入金側の帳簿の両方に1行ずつ立て、相手科目にはもう一方の口座を指す科目(普通預金や補助科目名)を書きます。

預金出納帳の締め方

締め方は月単位が基本です。月末の最終行の下に区切りを入れ、その月の入金合計・出金合計・月末残高を書いて締めます。翌月は「前月繰越」として月末残高を1行目に引き継ぎます。手書きの帳簿なら合計欄に二重線を引き、エクセルならSUM関数で入金列と出金列を集計する形です。

年度末はもう一段の締めがあり、12月31日(法人は決算日)時点の残高を確定させ、「次期繰越」として締め切ります。翌年度の帳簿は、この金額を「前期繰越」として書き出すところから始まります。締めのタイミングで必ず通帳残高と突き合わせるのが、この作業のいちばんの目的です。月末に一度合わせておけば、ずれても1か月ぶんをたどるだけで済みます。

通帳と残高が合わないときの探し方

通帳と預金出納帳の残高が合わない場合、やみくもに全行を見直す前に差額を計算してその性質を見ると当たりが早くつきます。

原因として実際に多いのは、預金利息の記帳漏れ、口座振替手数料の記帳漏れ、生活費の引き出しの記帳漏れ、そしてカード引き落としの計上忘れの4つです。いずれも通帳には出ているのに帳簿に書き写されていない、というパターンなので、通帳の行数と帳簿の行数を数えて比べるのも有効な確認方法です。行数が合っていれば金額の誤り、行数が違えば記帳漏れだと切り分けられます。

残高がマイナスになったとき

預金出納帳の残高欄がマイナスになったら、それはほぼ確実に記帳の誤りです。実際の口座残高がマイナスになることは通常ないので、入金の記帳漏れか、出金の二重計上か、前月繰越の入力ミスを疑います。マイナスが出た行から上へさかのぼり、通帳の残高と一致している最後の行を探すと、そこから下のどこかに原因があると特定できます。

例外は当座預金で当座借越の契約をしている場合です。このときは残高がマイナス、つまり銀行から一時的に借りている状態が正常なこともあります。決算では当座借越を短期借入金に振り替えて負債として表示します。

通帳を預金出納帳の代用にできるか

通帳と預金出納帳は同じものではないか、通帳で代用できないか、という疑問はよく出ます。結論としては、通帳だけでは帳簿の代わりになりません。通帳に印字されるのは日付・摘要・金額・残高だけで、勘定科目が入っていないためです。何の入金で何の出金なのかを補って初めて帳簿になります。

実務上の折衷案として、通帳のコピーの余白に相手科目と内容を手書きし、それを帳簿として保存する方法をとる人もいます。取引件数が少ない小規模な事業では、この形で運用しているケースも見かけます。ただし青色申告特別控除の55万円・65万円を狙うなら複式簿記での記帳が必要なので、通帳の書き込みだけでは要件を満たせません。会計ソフトかエクセルで帳簿の形にしておくのが確実です。

エクセル・スプレッドシートで作る — 無料テンプレートと自作の手順

預金出納帳テンプレートを使う

いちばん手早いのは、配布されている預金出納帳テンプレートをダウンロードして使う方法です。無料のエクセルテンプレートは、会計ソフト各社(弥生・freee・マネーフォワードなど)の情報サイト、税理士事務所のサイト、商工会議所や自治体の創業支援ページなどで配布されています。エクセル形式のほか、スプレッドシートにそのまま取り込めるものもあります。

無料テンプレートを選ぶときは、次の点をチェックしてください。

• 残高欄が数式になっているか — 手入力式だと1行挿入するたびに壊れます。
• 相手科目の欄があるか — 入金・出金・残高だけの家計簿型は帳簿として使えません。
• 月ごとの合計行があるか — 締め方の作業がそのまま行えます。
• 口座ごとにシートを分けられる構造か — 複数口座に対応できます。

現金出納帳とセットになったフォーマットも多く配布されています。同じファイルの中でシートを分ける形なら、現金と預金の帳簿を別々に保ちながら1つのファイルで管理でき、扱いやすくなります。

エクセルでの作り方 — 6列と数式1本だけ

自作も難しくありません。エクセルの作り方は、1行目に見出しを置いて次の6列を用意するところから始めます。

2行目に前期繰越または前月繰越の残高を入れ、3行目以降の残高欄(F3)に =F2+D3-E3 と入力して下方向にコピーすれば、それだけで帳簿として動きます。あとは通帳を見ながら1行ずつ足していくだけです。月ごとの合計は SUM関数で入金列と出金列を集計します。

使い勝手を上げる工夫としては、相手科目の列に入力規則(プルダウン)を設定して科目名の表記ゆれを防ぐこと、残高がマイナスになった行を条件付き書式で赤く光らせること、日付列の表示形式を揃えておくことの3つが効果的です。フォーマットが固まったら、その1枚をコピーして口座ごと・年度ごとのシートにします。

スプレッドシートで作る場合

Googleスプレッドシートでもまったく同じ手順で作れます。数式の書き方も共通なので、エクセル用の作り方をそのまま適用できます。スプレッドシートを選ぶ利点は、スマホからでも入力できること、自動でバックアップが残ること、税理士や家族と共有しやすいことです。

ただし表計算ソフトで作る帳簿には限界もあります。入力しても仕訳帳や総勘定元帳が自動では作られないため、青色申告特別控除の55万円・65万円に必要な複式簿記の帳簿は別途用意することになります。取引が月に数十件を超えたり、控除額を上げたくなったりしたタイミングが、会計ソフトへ移る目安です。

手書きで作る — ノート・市販の帳簿・コクヨ・100均

手書きの預金出納帳でも問題ない

帳簿を手書きで作ることに法律上の制限はありません。日付・相手科目・摘要・入金・出金・残高が記録されていれば、パソコンで作ったものと同じ帳簿として扱われます。取引件数が月に十数件程度なら、手書きのほうが早いことも珍しくありません。

手書きで気をつけたいのは訂正のルールです。修正液や修正テープで消してはいけません。書き間違えたときは二重線を引いて、その上か余白に正しい金額を書きます。あとから改ざんしたのではないことを示すため、元の記載が読める状態で残すのが原則です。数字は3桁ごとにカンマを打ち、上下の行と桁位置を揃えておくと、合計を出すときの見間違いが減ります。

もう一点、残高欄を毎行手計算するのは負担が大きく、計算ミスが起きるとそこから下がすべてずれます。手書きを選ぶなら1か月ぶん書いたら必ず通帳残高と突き合わせる習慣をセットにしてください。

ノート・ルーズリーフ・市販の帳簿

何に書くかは自由です。大学ノートに定規で6列を引いても帳簿として成立します。ただ、毎月同じ罫線を引く手間を考えると、市販の帳簿用紙を買うほうが現実的です。

コクヨをはじめとする文具メーカーからは、あらかじめ出納帳の様式が印刷された帳簿が販売されています。「預金出納帳」という名前の製品のほか、汎用の出納帳や金銭出納帳として売られているものも、日付・摘要・収入・支出・残高の欄構成が同じなので預金用に転用できます。B5やA4のバインダー式(ルーズリーフ型)を選ぶと、口座ごと・年度ごとに差し替えて綴じられるので管理がラクになります。

ノートで運用する場合は、1冊1口座を守ってください。1冊に複数の口座を混ぜると残高欄が意味をなさなくなり、通帳と突き合わせられなくなります。

100均のノートで代用できるか

100均でも出納帳や金銭出納帳のノートが手に入ります。欄の構成が日付・摘要・収入・支出・残高であれば、表題が現金用でも預金の記録に使って問題ありません。表紙に口座名と年度を書いておけば、市販の帳簿とまったく同じように機能します。

ただし100均の出納帳は相手科目の欄が用意されていないことが多く、摘要欄に科目名も一緒に書き込む運用になります。「7/5 地代家賃 事務所家賃7月分」のように、摘要の先頭に科目を置くルールを決めておけば実用上は困りません。ページ数が少ないので、取引の多い事業では年の途中で足りなくなる点だけ気にしておいてください。

弥生会計の預金出納帳 — 入力方法・設定と「入力できない」の解決

会計ソフトでは預金出納帳は「作る」のではなく「出てくる」

会計ソフトを使う場合、預金出納帳は自分で作る帳簿ではありません。仕訳を1本入力すれば、そのうち預金がからむものが自動的に預金出納帳に並び、同時に仕訳帳にも総勘定元帳にも反映されます。入力画面としての預金出納帳から入力することもでき、この場合は預金側の科目が固定された状態で相手科目だけを選べばよいので、通帳を写す作業と相性がよくなります。

この仕組みのおかげで、エクセルの弱点だった「複式簿記の帳簿が別途必要」という問題も解消されます。預金出納帳に入力するだけで仕訳帳と総勘定元帳が同時にできあがるため、青色申告特別控除の55万円・65万円の要件を満たせます。

弥生会計での入力方法

弥生会計の入力方法は、メニューから帳簿・伝票の一覧を開き、預金出納帳を選ぶところから始まります。開いた画面の上部で対象の口座(補助科目)と期間を指定し、あとは1行ずつ日付・相手勘定科目・摘要・預入金額または引出金額を入力していきます。残高は自動で計算されるので、通帳の残高と画面の残高を見比べながら進められます。

科目の追加や口座の追加が必要になったら、設定メニューの科目設定から行います。取引銀行を新しく増やしたときや、口座を解約したときも同じ場所で調整します。画面構成やメニュー名はバージョンによって変わることがあるため、細かい操作は弥生の公式サポートで最新情報を確認してください。

預金出納帳に入力できないときは補助科目を疑う

弥生会計でもっとも多いつまずきが、預金出納帳に入力できないという症状です。原因はほぼ1つで、預金の科目に補助科目(取引銀行)が作成されていないことです。弥生会計では預金出納帳の帳簿タイプが初期設定で「補助元帳」になっているため、補助科目が1つもないと入力する対象を特定できず、行を打てません。

解決策は2つあります。

1. 補助科目を追加する — 設定の科目設定を開き、普通預金や当座預金の科目を選んで補助科目の追加を行い、取引銀行名を登録します。口座ごとに補助科目を作れば、口座別の預金出納帳が使えるようになります。1つの科目に登録できる補助科目の数には上限があります(弥生会計では100個)。
2. 帳簿のタイプを変える — 科目設定の帳簿・伝票の設定で、預金出納帳のタイプを「補助元帳」から「元帳」に変更します。補助科目を使わず、普通預金という科目全体で1つの帳簿として扱う形です。口座が1本しかないならこちらでも運用できます。

複数口座を管理するなら、補助科目を作る1番目の方法を選んでおくほうが後々ラクです。口座ごとに残高を追えるので、通帳との突き合わせがそのまま行えます。

繰越金額・残高・並び替え・削除

運用の中でよく触る操作をまとめます。

繰越金額が合わない

期首の繰越金額は、前年度から繰り越された残高か、開始残高として設定した金額です。金額がおかしいときは科目設定の開始残高を見直します。年度をまたいだ直後にずれる場合は、繰越処理が済んでいるかを確認します。

残高が通帳と違う

画面上の残高は入力済みの仕訳の積み上げです。通帳と合わないときは、期間を月単位に絞って月末残高から順に突き合わせ、ずれ始めた月を特定します。

並び替え

同じ日付の行が通帳と違う順序で並ぶことがあります。日付順に並べ替える機能で整理できますが、順序が違っても残高の最終値は変わりません。見比べやすさのための操作だと考えてください。

行の削除

誤って入力した行は、その行を選んで削除します。削除すると仕訳帳・総勘定元帳からも同時に消えます。すでに申告に使った年度のデータを触るときは、修正の記録が残る形で処理すべきなので、税理士に相談してから操作してください。

振替伝票との関係と「反映されない」とき

弥生会計には、預金出納帳とは別に振替伝票という入力画面があります。振替伝票は借方と貸方を自由に組める形式で、相手科目が複数にわたる複合仕訳を入力するときに使います。給与の振込のように諸口になる取引は、振替伝票で入力するほうが内訳を正確に残せます。

ここで起きやすいのが、振替伝票で入力した仕訳が預金出納帳に反映されないように見えるという現象です。多くの場合は実際には反映されており、表示している期間や補助科目の絞り込み条件が違うために見えていないだけです。まず期間の指定を広げ、補助科目の選択を「すべて」に切り替えて確認してください。それでも出てこない場合は、伝票の貸借に指定した科目が意図した預金科目・補助科目になっているかを見直します。

やよいの青色申告・弥生青色申告での操作

個人事業主向けのやよいの青色申告(弥生青色申告)でも、預金出納帳の考え方と操作は弥生会計とほぼ同じです。帳簿の一覧から預金出納帳を開き、口座を選んで入力する流れも、補助科目がないと入力できない仕様も共通しています。違いは、個人事業主向けに事業主貸・事業主借があらかじめ科目として用意されている点で、生活費の引き出しをそのまま選んで記帳できます。デスクトップ版とクラウド版で画面が異なるため、手順は使っている製品の公式サポートで確認してください。

freee・マネーフォワード・ジョブカンでの預金出納帳とスマホアプリ

freeeの預金出納帳はどこにある？

freee会計を使い始めた人がまず戸惑うのが、預金出納帳という名前のメニューが見当たらないことです。freeeは伝統的な帳簿名ではなく取引ベースの画面設計になっているため、預金出納帳がどこにあるのか分かりにくくなっています。

従来の預金出納帳にあたるのは現預金レポートです。レポート系のメニューから現預金レポートを開き、見たい口座と期間を指定して絞り込むと、入出金と残高が日付順に並んだ一覧が表示されます。これをそのまま預金出納帳として確認・出力できます。日々の入力自体は、銀行口座を同期して取り込んだ明細に勘定科目を当てていく形が中心になります。

マネーフォワードの場合

マネーフォワード クラウド会計・確定申告では、会計帳簿のメニューから現預金出納帳を開きます。現金と預金がまとめられた名前ですが、口座や科目で絞り込めば預金だけの出納帳として使えます。こちらも銀行口座と連携させて明細を自動取得し、科目を割り当てていく運用が基本です。

freeeもマネーフォワードも、口座連携を使うと通帳を見ながら手で写す作業そのものがなくなります。連携した明細は通帳と必ず一致するため、残高が合わないという悩みが根本から減るのが最大の利点です。ただし科目の割り当てを間違えると帳簿の中身は正しくならないので、月に一度は一覧を通しで見直してください。

ジョブカンDesktopでの入力

会計ソフトは製品ごとに帳簿の呼び名が違うので、探すときは対応表で見当をつけると早く見つかります。ジョブカン 現金出納帳/預金出納帳、freee 現預金レポート、マネーフォワード 現預金出納帳、弥生会計 預金出納帳、といった具合です。

ジョブカンDesktop の経理・青色申告シリーズにも、現金出納帳・預金出納帳の入力画面が用意されています。バージョンはジョブカンDesktop22、23といった数字で管理されており、年度ごとに新しい版が提供されます。帳簿から預金出納帳を選び、口座を指定して日付・科目・摘要・金額を打ち込む流れは弥生会計と近く、他社ソフトから乗り換えても操作に迷いにくい構成です。ジョブカンでも預金科目の設定が済んでいないと入力対象を選べないため、最初に口座の登録を済ませておきます。細かい画面はバージョンで変わるので、公式のサポート情報で確認してください。

スマホアプリで記帳する

主要な会計ソフトはスマホアプリを用意しており、外出先から預金の明細を確認したり科目を割り当てたりできます。銀行側のアプリで入出金を確認し、その場で会計アプリの科目を当てておけば、月末にまとめて作業する必要がなくなります。

一方、家計簿系の無料アプリを事業の帳簿として使うのはおすすめしません。相手科目の概念がなく、仕訳帳や総勘定元帳が出力されないため、確定申告で使える帳簿になりません。記録を残す目的なら十分ですが、申告に使うつもりなら会計ソフトのアプリを選んでください。

消費税の扱い・英語での言い方・自治会の会計

消費税はどう記録するか

預金出納帳に書く金額は、原則として通帳に印字されたとおりの金額です。つまり消費税を含んだ総額を入金欄・出金欄に書きます。残高が通帳と一致しなければ帳簿の意味がないので、ここは税込で記録する以外の選択肢がありません。

そのうえで消費税の処理方法には税込経理と税抜経理の2つがあり、税抜経理を選んでいる場合は本体価格と仮払消費税・仮受消費税に分ける必要が出てきます。この分解は預金出納帳の欄では表現しきれないため、会計ソフトでは各行に税区分の欄を持たせて対応しています。手書きやエクセルで税抜経理を行うのは負担が大きく、免税事業者や簡易課税の事業者が税込経理を選ぶことが多いのはこのためです。

インボイス制度の下で仕入税額控除を受けるには、帳簿の保存に加えて適格請求書の保存が求められます。預金出納帳の摘要欄に取引先名を必ず入れておくと、後から請求書と突き合わせる作業が格段にラクになります。消費税の扱いは事業者の課税方式で変わるので、判断に迷うときは税理士か国税庁の公式サイトで最新情報を確認してください。

英語では何と言うか

預金出納帳を英語で表すときは bank book や bank account book といった言い方が使われます。対になる現金出納帳は cash book、総勘定元帳は general ledger、仕訳帳は journal です。海外の会計ソフトや英文の会計資料では、日本ほど出納帳という帳簿が独立して扱われないことも多く、bank ledger や bank transactions といった呼び方で口座別の明細を指すこともあります。

英語の資料を読むときは、帳簿名を1対1で訳そうとするより、その帳簿が何を記録しているかで対応づけるほうが早く理解できます。

自治会・町内会の会計でも使える

自治会や町内会、PTA、サークルの会計でも預金出納帳は役に立ちます。会費の入金、行事の支出、口座からの引き出しといったお金の動きを1行ずつ残しておけば、年度末の会計報告と監査がそのまま作れるからです。

営利事業ではないので、勘定科目のかわりに「会費収入」「行事費」「備品費」といった団体の予算科目をそのまま相手科目の欄に書けば足ります。ポイントは事業者の場合と同じで、1口座1帳簿にすることと、締めのたびに通帳残高と突き合わせることの2つです。会計担当が交代するときも、この2つが守られていれば引き継ぎで揉めることはまずありません。

まとめ — 預金出納帳は「通帳に科目を足したもの」

ここまで見てきたとおり、預金出納帳は難しい帳簿ではありません。通帳に印字された1行ずつに、そのお金が何だったのかを表す相手科目と摘要を足していく。やっていることはそれだけです。

要点を振り返ります。

• 書き方は日付・相手科目・摘要・入金・出金・残高の6欄。通帳の預り金額が入金、支払金額が出金に対応します。
• 現金出納帳との違いは扱うお金の置き場所だけ。1冊にまとめず、シートや補助科目で分けます。
• 必要かという問いへの答えは、法定の必須リストには入っていないが、事業用口座を使うなら実質的に必要、です。
• 生活費の引き出しは事業主貸、私的なお金を事業に入れたら事業主借。向きだけ押さえれば迷いません。
• 通帳と合わないときは差額の性質から当たりをつける。利息・手数料・生活費の引き出しの記帳漏れが定番の原因です。
• 作り方はエクセルのテンプレート、手書きの市販帳簿、会計ソフトの3択。青色申告特別控除の55万円・65万円を狙うなら会計ソフトが最短です。

そして、預金出納帳の記入でつまずく場面のほとんどは、突き詰めると「この取引の相手科目は何か」という一点に集約されます。売上の入金なのか売掛金の回収なのか、経費なのか事業主貸なのか。この判断こそが簿記でいう仕訳そのものであり、仕訳が身についていれば帳簿づけで悩む時間は一気に短くなります。

学猿では、日商簿記3級レベルの仕訳を実際に手を動かして解ける無料の仕訳ドリルを用意しています。勘定科目を選んで金額を入れるだけの短い問題を繰り返すうちに、預金の入出金を見た瞬間に相手科目が浮かぶようになります。間違えた問題は自動で復習リストに積まれるので、苦手な科目だけを効率よく潰していけます。帳簿づけを速く正確にしたい方は、まず1日5問から試してみてください。